株式会社ウエスト 様

Excel一括アップロード機能が最大の決め手。タイ拠点の導入で決算早期化・業務の透明化を実現した、海外展開に挑戦し続ける老舗外食チェーンのmultibook導入事例

1966年、福岡に第1号店レストラン「WEST」をオープンして以来、地元の人々に親しまれ、うどんや焼肉、中華料理、和食、カフェ、複数の店舗を集めた「味の街」などさまざまな飲食業態を展開してきた株式会社ウエスト。海外にも早くから進出し、アメリカや東南アジアで店舗展開しています。 そんな同社ではタイ拠点の会計管理のために2016年より、multibookの導入をスタート。今回は同社経理部・総務部の緒方様に、multibookへの率直なご感想や、導入後の成果などについてうかがいました。

写真:生そばあずま バンコク ソイ 33/1 店

本記事のサマリ

・multibook導入の背景
海外展開が進む中、Excelでまかなっていた現地の会計処理では入力ミス、情報の不整合、月次決算の大幅な遅延が発生し、手作業での管理に限界を感じて会計システム導入を決断。 多言語対応、リアルタイムの見える化、Excel一括アップロード機能、カスタマイズ可能なPLなど、業務・システム要件を満たすmultibookに出会い、導入を決意。

・実感しているmultibook導入の効果
決算早期化を実現できたことが最も大きな成果。
元々1ヶ月ほどかかっていた月次決算だが、翌月10日までには完了できるように。リアルタイムで拠点の状況を把握できることから業務の透明化も併せて実現。更に、Excelアップロード機能により業務が大幅に効率化され、現地のタイ人経理スタッフが一人で7拠点の会計処理に対応できる体制の構築に成功。

「不備が多く、スピードが遅い」海外の管理体制を変えたい

――貴社の事業内容や海外展開について教えてください。

ウエストは、うどん・焼肉・中華料理・和食・カフェなどの飲食業を展開している会社です。現在、九州と関東を中心に178店舗を運営しています。

海外展開としては、アメリカに進出してもう40年になります。ニューヨークを中心にニュージャージー、ロサンゼルス、テキサスに進出し、20店舗を展開。2015年12月には東南アジアに初上陸し、タイのバンコクに「生そば あずま」をオープンしました。 3年後には生そば店4店舗、うどん店・焼き肉店・中華料理店各1店舗の計7店舗体制に。ただ、新型コロナウイルス感染症の影響等もあり、現在は、生そば店2店舗にまで縮小しています。この2店舗も、昨年6月から一時休業していたのですが、ようやくコロナも少し落ちついてきたことから、今年の4月に営業を再開した次第です。

――貴社では2016年11月からタイ拠点にmultibookを導入されています。multibook導入前の状況や課題について教えてください。

タイでは外資独資で会社を設立することが認められていません。そのため、タイ拠点は現地のパートナー企業との合弁会社となっています。

経理を中心とした会計処理は、現地のパートナー企業に任せている状況。パートナー企業では、極力コストをおさえたいということで、Excelで管理をしていたんです。 店舗数が1~2店のときは、それでも良かったのですが、3店舗、4店舗と増えていくと収拾がつかなくなり、会計システムを導入しようという話になりました。

――multibook導入前は、Excelで管理されていたんですね。

はい。Excelのみで管理していたため間違いも多くなりますし、整合性がとれないなど、いろいろな課題が噴出していました。なによりスピードが遅く、当時は、月次の決算をするのに大体1カ月ほどかかってしまっていたんです。前月の決算が翌月の末にようやく出てくるという状況でした。

タイムリーに損益状況を見て、営業戦略に反映させられていなかった。今後さらに店舗が増えていけば、会計処理にもっと時間がかかり、混乱を極めるだろうと予測できました。 そこでタイに進出するときにもお世話になった当社のメイン銀行から紹介を受けて、multibookの導入を決めたんです。

写真:生そばあずま バンコク ソイ 33/1 店

「多言語対応」「Excelファイルでの一括アップロード」「PL形式のカスタマイズ」機能が決め手に

――multibook導入時、他サービスと比較検討はされたのでしょうか。

タイには現地企業がよく使用しているローカルの会計ソフトがあるんです。そのソフトなら、経理を担当するタイ人スタッフが使い慣れていると聞き、multibook導入前に比較検討しました。

ただ、このローカルの会計ソフトが、私たちにとっては使い勝手が悪かったんです。一方、multibookのデモを使用させてもらうと、必要な機能が揃っていた。これなら、私たちの想定通りの会計処理ができるだろうと感じました。

――「必要な機能が揃っている」ことがmultibook導入の決め手だったんですね。

そうです。具体的には「多言語に対応している」こと。日本語でも、英語でも、現地のタイ語でも見られ、言葉の壁がない状態で事務作業ができる点はメリットでした。

2つ目はクラウド上のシステムのため、いつでもこちらからアクセスできること。「リアルタイム」で進捗状況を確認できることが魅力でした。

3つ目は「Excelファイルで会計情報をアップロードできる」こと。実は、これが非常に大きな決め手になりました。少ない人数で効率的に事務作業を進めていくために必須の機能でしたが、比較検討した会計ソフトにはこの機能がなかったと記憶しています。

最後は「PL形式のカスタマイズ」が簡単にできること。タイと日本ではPLの形式が異なります。日本では営業利益と経常利益を分けて考えますが、タイの場合は、もっとシンプルなんです。multibookでは簡単にPL形式をカスタマイズでき、日本仕様にできる。店舗ごとの損益管理も極めて簡単にでき、私たちのニーズにすべて合致していたんです。

――multibook導入前に不安なことはありましたか。

ほとんどありませんでしたが、あえて挙げるとすると、クラウド利用が初めてでしたので、その不安はありました。日本やタイで利用するにあたって通信速度や安定性が実際にはどうなのかと。ただ、使用し始めて、まったく問題がないとわかりました。 反対に「こんなに便利だったんだ」と驚いたほどです。実は、ウエスト本社の会計処理においても、一部ではありますが、クラウドに切り替えました。そのくらい利便性の良さを感じています

「決算早期化」や「業務の透明化」を実現できた

――multibookを導入して良かったことや成果について教えてください。

決算早期化を実現できたことが、最も大きな成果です。以前とは比較にならないほどの早さでタイ拠点の数字が固まるため、月次決算に要する時間を大幅に短縮できています。

なぜ決算早期化ができているのか。その理由はさまざまな場面で事務処理のスピードが劇的に上がっていることが要因です。

まず、多言語対応している点。multibook利用前は、現地スタッフと日本語でやり取りをしていました。私たちはタイ語を話せないので、日本語とタイ語の早見表をつくって、手探りで対応していたんです。今は、簡単に翻訳できるサービスがありますが、タイ語って、実はとても翻訳が難しいんですね。multibook導入後は、自動翻訳機能によってお互いに言葉を変換する手間がなくなりましたし、ミスや勘違いも減りました

進捗を「リアルタイム」でチェックできるのも大きなメリットです。以前は、1カ月待たなければ情報がきませんでしたが、現在はリアルタイムでチェックできます。当然ながら、これは業務の「透明化」にもつながっています。 また、Excelファイルで会計情報をアップロードできる機能があるおかげで、大幅な効率アップが図れています。タイは、最も多いときで7店舗を運営していたのですが、現地の経理スタッフは1人ですべてこなせていたんです。店舗から共有された情報を簡単にExcelに変換できるようにし、それをどんどんアップロードして勘定処理を行っていく。本来、7店舗もあれば、複数名の現地スタッフを雇用しなければならないところを、1人で対応できていたのはmultibookを導入したからこそです。

――現地スタッフの反応はいかがですか。

とても便利だと聞いています。先ほどお話した通り、タイ特有のローカル会計ソフトを使い慣れている方なのですが、multibookは格段に便利だし、簡単で、見やすく、手間がかからないと非常に高評価です。「multibookがなかったら、自分一人で多店舗の経理はできなかった」と現地スタッフも話していました。

multibookは、最小規模での管理部門運営に欠かせない存在

写真:生そばあずま バンコク ソイ 49 店

――コロナ禍で昨年6月から店舗を休業され、今年4月から再開されました。このように事業環境が変化する中で、multibookが果たした役割は何かありましたでしょうか。

そうですね。一時休業を経て店舗を再開したときに、従来どおりにスムーズに、負荷なく会計処理できた点は良かったと思います。また、マルチブックの担当の方には、いろいろとご相談させていただき、柔軟に対応いただきました。私たちとしても心強かったですし、感謝しています。

――担当者とのコミュニケーションについては、どのような感想をお持ちですか。

まず、マルチブックのご担当者の方が、導入前に、福岡の私たちのオフィスまで足を運んでくださったんですよね。クラウドサービスの会社なのに、わざわざ来てくださるんだと驚きました(笑)。

デモ画面を見せながら操作方法を教えてくださって、その対面でのやり取りを通じて、マルチブックという会社を身近に感じましたし、信頼してお付き合いできるなと思いました。その後も、何でも気軽に相談できますし、丁寧に対応してくださっていると感じます。

――multibookを他社におすすめしていただけるとしたら、どのような会社にフィットしそうだと思われますか。

税制にもきちんと対応されていますし、企業規模問わず、どの業種・業態の企業にもお勧めできると思います。とくに当社のように多店舗展開をしていたり、複数の部門や事業を運営されている企業には、部門別の損益管理がしっかりとできることは利点ではないでしょうか。

海外拠点の管理部門はできるだけコストをおさえたいという企業が多いと思います。私たちにとってmultibookは、最小規模で管理部門を運営するために欠かせない存在です。

――最後に、今後の展開について教えてください。

写真:株式会社ウエスト 経理部・総務部 緒方 誠士様

おかげさまで、バンコクの2店舗は、良いリスタートを切れています。まずは2店舗の基盤を固めることが最優先です。既存店が軌道に乗ってきたら、また少しずつバンコクでの店舗数を増やしていきたいと考えています。

コロナ禍になり海外店舗をすべて撤退すべきかどうか、正直、我々も悩みました。アメリカに進出して40年。福岡の中小企業のうどん屋さんが海外に進出して、ニューヨークで40年やり続けるというのは経営者のロマンでもありますし、従業員にとっても誇りというか、励みになるものなんです。アメリカのみならず、東南アジア進出も、私たちの夢でした。

一度撤退してしまえば、せっかくバンコクの土地に定着した灯を消すことになってしまいます。もちろん再チャレンジすることもできますが、一度撤退してからの再チャレンジはコスト的にもハードルが高くなります。休業はつらいけれども、2年は踏ん張ってみようと話している中で、お店を再開でき、ありがたいことに連日、賑わいを取り戻しています。この灯を守っていけるように、これからも事業を継続していきます。ぜひマルチブックにも、私たちのチャレンジを引き続き、ご支援いただきたいです。

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(取材・文/猪俣 奈央子)

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