海外拠点の経費管理を紙から脱却！
multibook導入で4営業日の決算早期化を達成。データの即時把握でリスク防止や収益改善も。

水と環境のコンサルタント　株式会社NJSでは、これまで海外拠点に関して経費管理を紙ベースで行ってきました。その事が原因で経理部では毎月月次決算締めに時間を要していました。これでは現地の状況把握が後手に回ってしまい決算締めが遅れてしまうことから、海外拠点管理の強化策としてクラウド型会計・ERPのmultibookを導入しました。手軽さと低コストの観点から他に同様のERPはないと確信できたのが当システム選択の理由です。導入により4営業日の決算早期化が実現。また本社から海外各地で展開されているプロジェクト経費をリアルタイムで確認出来ることにより、リスク回避や収益改善のために迅速なアクションを取れる体制が整いました。今回は、株式会社NJS 管理本部 経理部 課長 成瀬 良訓氏にmultibook導入前の課題や導入に至る経緯について、詳しいお話を伺いました。

水と環境のコンサルティング業務をグローバルでトータルに提供

―― 貴社のビジネスをご紹介ください。

当社は、水と環境に関するコンサルティングサービスを提供しています。主力事業は水インフラに関するコンサルティングサービスで、水インフラのライフサイクル全般、企画立案から施工、維持管理、老朽化すれば改築までをトータルサービスとして手がけています。2021年に当社は創業70周年を迎え、「健全な水と環境を次世代に引き継ぐ」というパーパスを策定しました。脱炭素経営が提唱されていることからもわかるように、今、地球的に大きな転換期にあります。そうした中で今まで当社が培ってきたノウハウを次世代につないでいくことで、持続可能な世界をめざそうという活動に注力しています。お客様は国内海外ともに主に国や地方公共団体、民間企業のお客様もおり多岐にわたります。

紙伝票のやりとりため月次決算に時間がかかり海外拠点の管理に課題

―― multibookを導入以前はどのような課題に直面していたのでしょうか。

当社は海外のさまざまな場所でプロジェクトを展開しています。月次決算のために現地から経費伝票を郵送で月2回、月の半ばと月末に本社へ送ってもらい、伝票に書かれた内容を担当者が“読解”して、日本本社のERPに入力するということを行っていました。海外からの郵送で時間がかかりますし、現地の言語で作成された伝票の読解作業にも時間を要するため、なかなか月次決算が締まらず、翌月11日ぐらいになってしまうという課題がありました。現地から紙の伝票が送付され、翻訳して初めて詳細な経費の発生状況を把握（言語は多数あり）、フォローが必要な状況であってもメールで都度現地へ確認作業を行なっていたため「現状では現地の状況把握に遅れが出る、迅速な経営判断をする上でも海外拠点の管理を強化すべきだ」と経営層から指示があり、2019年頃海外拠点で使えるERPを探し始めました。

―― multibookを知ったきっかけを教えてください。

実は当時ある連結会計ソフトを入れようとしていたんです。しかし、経営層から海外強化の指示が出たため、急遽このソフトウェア会社に相談したところ、multibookの名前が出てきました。その後、2019年4月にマルチブック社からプレゼンテーションを受けて、「まさにこれだと！」即決しました。

他社との比較検討はしていません。これ以上手軽で安価なERPは他にはないと思い、話を聞き軽く操作させてもらったあと即決しました。これまでのイメージである高額・導入に長期間を要する大型プロジェクトといったERPの常識を覆すクラウドサービスであるということが後押ししました。

その年の5月にはマスタ設定・データ移行など導入作業をスタートし6月には稼働開始という異例のスピードで使用を開始しました。最初にインドを導入したかったのですが税制や会計が複雑なため、まずは規模がそこそこで伝票量の多いアラブ首長国連邦、バングラデシュ、スリランカの3ヵ国に導入しました。

―― 導入時に何か苦労したことや工夫したことはありますか。

ほとんど苦労はなかった印象ですね。マルチブックのカスタマーサクセス担当の方がマスタ設定から残高移行までやり方を丁寧に教えてくれたので、教えてもらった通りの対応をすれば利用開始まで辿り着けました。当社にも英語を話せる社員は多いのですが、マルチブック社に現地との英語対応を直接引き受けてもらえたので大変助かりました。

実は私自身、後からmultibook導入プロジェクトに合流したのですが、簡単な引継ぎメモとmultibookの画面を見ただけで直感的に「これは簡単に使える」と思えました。前職で使っていた大型ERPが複雑で難解だったので、ERPに対してとにかく大変なシステムイメージを抱いていましたが、multibookはマスタ設定や操作も比較的簡単なため、一定の経理知識があればすぐに使える状態になりました。

月次決算が4営業日早期化し、リスク防止と収益改善効果も

―― 現状、どのように活用していますか。

現在、アラブ首長国連邦、バングラデシュ、スリランカの3ヵ国では、現地スタッフにすべての伝票をmultibookへ入力してもらい、現地の日本人スタッフが月末に一次承認を行います。本社側でこれをもう一度チェックし二次承認を行い、為替レートマスタを使って日本円に換算した上で、メインの会計システムに取り込んでいます。

3ヵ国以外のmultibookをまだ導入していない海外プロジェクトに関しては国の数で言えば12ヵ国ほどあり、すべての伝票をPDFで本社へメール送付してもらい、日本の経理担当者がmultibookに入力する形を取っています。

また、直近では社内でのmultibook使用の需要が高まったことからライセンスを追加購入し他部署でもmultibookにアクセスできるようにしました。これも海外プロジェクトの管理強化の一環です。海外では日本では起きないような出来事が突如起こったり、それが原因で一気に収益を悪化させることもあります。そのため現地で伝票入力された内容を本社で逐一モニタリングし、すぐにアクションを取れる体制を構築したいと考えました。立ち上がっては業務終了とともに解散を繰り返す海外プロジェクトの性質に、導入の過程とシステムのシンプルさがマッチしたというのもライセンス追加購入の理由の一つです。

―― 現時点で実感している導入効果を教えてください。

導入効果はたくさんあります。

一番大きい効果は決算早期化を達成出来たことです。今では海外拠点も含めて翌月の7営業日で締めることが出来ています。以前に比べると4営業日も決算締めを短縮することができるようになった上、日本から海外プロジェクトのモニタリングも強化することができました。これらの効果もありmultibook導入に対して経営層からも高い評価を得ています。相乗効果として決算早期化による工数削減が他に及ぼす影響も大きいです。今まで海外伝票処理に多くの時間を費やしていた担当者の手が空いたことで、他の国内業務や決算業務を手伝う事が出来るようになりました。

またリスク防止、収益改善にもつながっています。弊社には海外管理部門としてグローバル本部という部署ががあるのですが、その部署でmultibookを使用し各拠点の状況をモニタリングすることで不正に対する牽制や不明経費の見える化に繋がっています。

現地目線で言うと現地に駐在する日本人スタッフからは、multibookを運用することで資金繰りや予算作成にあたり必要な情報を細かく分析でき、本社との情報共有もスムーズになったと好評いただいております。多言語多通貨にも対応しているので、現地のローカルスタッフもすぐにオペレーションに慣れたと聞いています。 マルチブック社のサポートにも満足しています。問い合わせに対するレスポンスが非常に早いため、システムの不具合やマスタ設定の不備などで決算が遅延した事は今のところありません。

―― 今後についてはどうお考えですか。

もともと構想していたインドプロジェクトへのmultibook導入を進めたいと思っています。弊社はインドのプロジェクトの他にインドに子会社も持っています。行く先は子会社導入も考えております。

また本社会計ソフトとmultibookとの連携もスマート化させたいですね。現在はmultibookの一部の機能しか使用していないので今後は更に使いこんでいきたいと考えております。multibookの機能は想像以上に多彩で、財務諸表から固定資産・在庫・ロジスティック管理までERPの機能を多数盛り込んであるので、使用する範囲を広げて更なる海外プロジェクト管理に活用していきたいと考えています。各関係部署、経営層などもmultibookを活用しリアルタイムにプロジェクトの状況を把握できるような体制を作り上げるのが理想ですね。

今までERP導入は「本社と同じものを海外拠点に導入し標準化を図る」という発想がベースにありました。前職ではまさに全世界のシステム標準化を経験しましたが導入に至る過程は過酷で、特に海外拠点では大混乱に陥った記憶があります。本社では管理面で一定のメリットがあるものの、拠点側ではシステム入れ替え作業で疲弊し、業務フローが大幅に変わることで必要なデータを抽出出来ないなど、標準化がもたらすインパクトはメリットデメリットともに大きなものがあります。標準化がすべて正しいとは考えず、今では拠点には規模に見合ったシンプルなERPを導入し、本社のERPシステムと「どうつなぐか」に重きを置き運用していくことが重要だと考えています。

>海外拠点管理に最適なクラウド型会計・ERPサービス「multibook」に関する資料ダウンロードはこちらから。

［取材に対応いただいた方］

株式会社 NJS 管理本部 経理部 課長 成瀬 良訓氏

［取材・文］

吉田　育代